Publipostage

Le publipostage, ou mailing en anglais, est une méthode simple et rapide pour créer des documents personnalisés à destination de personnes différentes. Le publipostage est utilisé pour créer en quelques clics des centaines de lettres, étiquettes ou enveloppes. Il peut aussi servir de base à un envoi par mail.

Un publipostage nécessite au moins deux éléments : un document type contenant des champs, et une base de données contenant les enregistrements. La fusion de ces deux documents donnera le document publiposté.

Le fichier de données

Le fichier de données sera un fichier tableur, une base de données, ou encore la liste des contacts de votre messagerie. Quelle que soit la source, le fonctionnement sera le même. Pour les exercices suivants, nous utiliserons une liste dans Calc.

Recopiez dans Calc le tableau suivant :

Le tableau est constitué de champs et d’enregistrements. Un champ est l’intitulé de la colonne. Ce sont les champs qui seront placés dans le document type. Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement. Un enregistrement est une suite de champs appartenant à la même idée (une personne dans l’exemple).

Le document type

Le document type est un fichier servant de modèle. Dans ce document, nous positionnerons les champs de la source de données. Lors de la fusion, les champs seront remplacés par leur valeur. Un document sera créé par enregistrement.

Exercice 1 : publiposter une lettre

Reprenez la lettre du TP, ou utilisez celle en annexe. Une fois rédigée, activez le bouton Source de données () , ou appuyez sur la touche F4.

1. Dans le menu Édition, cliquez sur Changer de base de données.
   En réalité, il serait plus efficace de travailler avec une base de données, mais pour l’exercice, le classeur Calc fera l’affaire. Cliquez sur le bouton Pacourir et indiquez le chemin du classeur. Validez en appuyant sur Définir.

2. La classeur sera chargé. Cliquez dessus pour voir apparaître sur la droite la liste des champs disponibles.

3. À présent, les autres boutons de l’onglet se seront activés.

Bien que Writer dispose d’éléments facilitant la création des lettres, nous allons tout faire manuellement !

Commençons par l’adresse du destinataire. Pour le moment, ne tenons pas compte des civilités.

Remplaçons les noms, prénoms, adresse et code postal par des champs. Pour placer un champ, faites glisser le nom de la colonne de la base de données dans le texte. Les champs s’afficheront entre guillemets «Nom» «Prénom». Pensez à vérifier la présence d’espaces entre les champs.

De la même manière, modifions la formule d’appel. Dans ce cas-ci, nous souhaiterions mettre la civilité. Or, dans notre source de données, nous n’avons que le sexe. Comment alors afficher Monsieur pour les hommes et Madame pour les femmes ?

Nous allons insérer un Champ. Dansle menu Insertion, cliquez sur Champs, puis Autres. Dans l’onglet Fonctions, insérez un champ Texte conditionnel.

Entrez la condition ci-dessus.

Remplissez les champs de manière à faire ce dont vous avez besoin.

Une fois la lettre type terminée, cliquez sur Données dans le champs pour vérifier le contenu de votre lettre.

Aussi bizarre que ce soit, la fusion s’opère en cliquant sur le bouton Impression ! Writer détectant des champs de base de données, il va activer la fusion en demandant l’impression d’une lettre type. Une fenêtre s’affiche :

En fonction de vos besoins, passez la sortie de Imprimante à Fichier (conseillé), de manière à générer des documents indépendants. Cliquez sur OK pour lancer la fusion.

Exercice 2 : enveloppes & étiquettes

Prenons un nouveau document. Dans le menu Insertion, cliquez sur Enveloppe.

Sélectionnez le type d’enveloppe dans Format, puis le sens de l’impression dans Imprimante. Regardez sur votre imprimante le sens de l’impression de l’enveloppe.

Ensuite, connectez la liste de données sur la droite.

Faites passer les champs de la liste à droite vers la zone Destinataire. Une fois les réglages effectués, cliquez sur Nouveau Doc pour créer que des enveloppes, ou sur Insérer pour ajouter l’enveloppe à une lettre existante.

La conception d’étiquettes se fait de la même manière. Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau, puis Étiquettes. Un assistant similaire à celui des enveloppes s’affiche.

Publiposter un mail

Vous pouvez publiposter un mail de la même manière en liant les contacts de votre messagerie (Outlook, Thunderbird…). Cette opération ne sera pas détaillée ici. Toutefois, vous pouvez utiliser votre liste de contacts en utilisant le menu Outils, puis Source du carnet d’adresses.

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