Publipostage



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Le publipostage, ou mailing en anglais, est une méthode simple et rapide pour créer des documents personnalisés à destination de personnes différentes. Le publipostage est utilisé pour créer en quelques clics des centaines de lettres, étiquettes ou enveloppes. Il peut aussi servir de base à un envoi par mail.

Un publipostage nécessite au moins deux éléments : un document type contenant des champs, et une base de données contenant les enregistrements. La fusion de ces deux document donnera le document publiposté.

Le fichier de données

Le fichier de données sera un fichier tableur, une base de données, ou encore la liste des contacts de votre messagerie. Cela peut aussi être un fichier texte, ou une liste enregistrée avec Word. Quelle que soit la source, le fonctionnement sera le même. Pour les exercices suivants, nous utiliserons une liste dans Excel.

Recopiez dans Excel le tableau suivant :

Sexe

Nom

Prénom

Adresse

Code Postal

Ville

Ancienneté

F

Onyme

Anne

Blvd du Soldat Inconnu, 172

1000

Bruxelles

7

F

Ziers de Biers

Jessica

Rue de l’abbaye, 3A

6823

Orval

20

M

Lémoche

Rocky

Rue de Flandres, 145

1080

Bruxelles

3

M

Hervit-Monfroc

Jean-Philippe

Av des députés, 729

1300

Wavre

12

M

Ockaert de Tours

Adhémar

Ruelle Al Djotte, 5

8957

Messines

8

Le tableau est constitué de champs et d’enregistrements. Un champ est l’intitulé de la colonne. Ce sont les champs qui seront placés dans le document type. Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement. Un enregistrement est une suite de champs appartenant à la même idée (une personne dans l’exemple).

Le document type

Le document type est un fichier servant de modèle. Dans ce document, nous positionnerons les champs de la source de données. Lors de la fusion, les champs seront remplacés par leur valeur. Un document sera créé par enregistrement.

Exercice 1 : publiposter une lettre

Reprenez la lettre du TP, ou utilisez celle en annexe. Une fois rédigée, passez dans l’onglet Publipostage.publi1

  1. Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis Lettre.

  2. Sélectionnez ensuite la liste de données via le bouton Sélection des destinataires, puis Liste existante.

  3. Sélectionnez le tableau Excel. Une fenêtre va s’afficher. Vérifiez bien que la case soit cochée. Validez par OK.publi2

  4. À présent, les autres boutons de l’onglet se seront activés.

Bien que Word dispose d’éléments facilitant la création des lettres, nous allons tout faire manuellement !

Commençons par l’adresse du destinataire. Pour le moment, ne tenons pas compte des civilités.

Remplaçons les noms, prénoms, adresse et code postal par des champs. Pour placer un champ, cliquez sur Insérer un champ de fusion. La liste des champs disponibles apparaît. Les champs s’afficheront entre guillemets «Nom» «Prénom». Pensez à vérifier la présence d’espaces entre les champs.

De la même manière, modifions la formule d’appel. Dans ce cas-ci, nous souhaiterions mettre la civilité. Or, dans notre source de données, nous n’avons que le sexe. Comment alors afficher Monsieur pour les hommes et Madame pour les femmes ?

Dans l’onglet Publipostage, repérez le bouton Règles. Choisissez ensuite Si…Alors…Sinon.publi3

Remplissez les champs de manière à faire ce dont vous avez besoin.

Une fois la lettre type terminée, cliquez sur Aperçu du résultat pour vérifier. Si tout est correct, Terminez et Fusionnez. Word vous demandera s’il doit imprimer directement, envoyer le mailing, ou si vous souhaitez modifier les documents individuels. Sélectionnez cette option.

Exercice 2 : enveloppes & étiquettes

publi4Prenons un nouveau document. Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Enveloppe.

Sélectionnez le type d’enveloppe dans Options d’enveloppe, puis le sens de l’impression dans options d’impression. Regardez sur votre imprimante le sens de l’impression de l’enveloppe.

Ensuite, reconnectez la liste de données comme précédemment.

Cliquez vers le centre de l’enveloppe. Une zone de texte correspondant à l’adresse du destinataire y est cachée. En cliquant ± dessus, elle va se révéler. Cliquez à présent sur Bloc d’adresses pour y insérer l’adresse du destinataire.

Word va repérer les champs les plus communément utilisés, ce qui fait que 9 fois sur 10, le bloc d’adresse sera déjà correctement formaté. S’il se trompe ou que des données sont manquantes, dans la fenêtre ouverte, cliquez sur Faire correspondre les champs.

Publiposter un mail

Vous pouvez publiposter un mail de la même manière en liant les contacts de votre messagerie Outlook.

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