LibreOffice Calc est l'équivalent gratuit de Microsoft Office Excel. La suite bureautique LibreOffice est un équivalent similaire à office 2003. Malgré son interface un peu vieille, LibreOffice n'a rien à envier à son concurrent. Les petits défauts d'ergonomie sont compensés par des fonctions pratiques et parfois inexistantes chez les autres.

Calc utilise son propre format de fichier, avec l'extension ods. Il est toutefois capable de lire et d'écrire dans le format d'Excel toutes versions (les xls et xslx). Grâce à cette compatibilité, la suite LibreOffice est une excellente alternative pour l'utilisation domestique d'une suite bureautique, sans devoir payer les licences parfois onéreuses de Microsoft Office. LibreOffice commence aussi à être de plus en plus utilisé dans le monde scolaire et les entreprises.

Théoriquement, tous les tableurs proposent les mêmes fonctionnalités. Dans le cas de Calc, il est même possible d'ouvrir les documents Excel. Si vous savez utiliser Excel, vous saurez utiliser Calc, et vice-versa.

Pratiquement, la seule contrainte est l'agencement et le nom des outils. Pour les habitués d'Excel 2007 et de sa nouvelle interface, Calc peut sembler un peu plus brouillon.

Les captures d'écran sont faites avec LibreOffice 4.3. Cependant, la plupart des fonctions étudiées sont compatibles avec les versions antérieures. Toutefois, le logiciel étant gratuit, je vous recommande d'installer la dernière version.

L’interface de Calc »

LibreOffice dispose d'une interface commune à tous ses composants. La barre de menu sera quasiment identique à travers toutes les applications, ainsi que les outils.

1. La barre de titre. Elle indique le fichier sur lequel on travaille;
2. La barre de menus. On trouvera dans les menus toutes les options de Calc;
3. Les barres d'outils. Ces barres sont les compléments des menus. Les barres d'outils affichent les outils les plus employés. Vous pouvez personnaliser cette zone en ajoutant des outils, en affichant d'autres barres, ou au contraire e, supprimant ce que vous n'utilisez pas;
4. La barre de formules. Dans cette barre, vous pourrez taper ou modifier vos données et vos formules. Nous verrons plus loin son utilisation;
5. La zone centrale est la zone de travail. C'est dans cette zone que toutes les opérations seront effectuées. Cette zone est constituée de cellules, elles-mêmes disposées en lignes et en colonnes;
6. La barre de navigation. Elle permet de passer entre les feuilles de calculs. Chaque fichier, appelé classeur, possède par défaut 1 feuille de calculs;
7. La barre de statut indiquera diverses informations;
8. La barre de zoom permet d'agrandir ou de diminuer le niveau de zoom de la zone de travail.

Description des menus

• Le menu Fichier: Le menu Fichier est commun à toutes les applications de LibreOffice. Avec ce menu, vous pouvez notamment créer un nouveau fichier, ouvrir un fichier existant, enregistrer votre travail ou encore l'imprimer.
• Le menu Édition : Ce menu contient les outils pour modifier le document courant. Parmi les options, vous trouvez les fonctions d'annulation, de répétition, de collage et de modification du document.
• Le menu Affichage : Ce menu gère l'affichage à l'écran du document courant. Vous y trouverez principalement le zoom, l'aperçu des sauts de page et la mise en évidence des valeurs.
• Le menu Insertion : Ce menu permet d'insérer des éléments dans le document courant, tels que des nouvelles lignes ou colonnes, des nouvelles feuilles, ou encore des fonctions et des diagrammes.
• Le menu Format : Ce menu permet de mettre en forme les éléments du document, comme le formatage conditionnel.
• Le menu Outils : Ce menu contient diverses commandes, de la vérification de l'orthographe à la gestion des scénarios et autres outils prévisionnels.
• Le menu Données : Il permet de gérer les données du document, comme la définition des plages de calculs, les tris, les validations de données et les Tableaux croisés dynamiques, appelés Plans.
• Le menu Fenêtre : Ce menu est un menu commun à toutes les applications de LibreOffice. Il permet d'afficher tous les documents LibreOffice ouverts.
• Le menu Aide : Comme son nom l'indique, ce menu contient l'aide du logiciel.

Les principales barres d'outils

• La barre d'outils standard : cette barre reprend les outils les plus utlisés. Vous y trouverez :
  • Une série de boutons permettant de créer un fichier ou d'en ouvrir un existant, de l'enregistrer ou de l'imprimer ;
  • Les options Couper, Copier, Coller, Annuler et correction orthographique ;
  • Des outils de tris et d'ajout de diagrammes ;
  • ...

• La barre d'outils formatage, qui gère :
  • la taille et la police de caractères ;
  • la mise en formes des cellules ;
  • des raccourcis vers les symboles monétaires, pourcentage...
  • ...

• La barre de formule : cette barre permet la modification des formules inscrites dans le document.

Il est possible d'ajouter d'autres barres, selon vos besoins. Pour cela, allez dans le menu affichage, puis barres d'outils, et sélectionnez les barres à afficher. Ces barres s'affichent automatiquement et temporairement si on utilise un outil lié à cette barre.

Seuls les principaux boutons sont affichés par défaut. Vous pouvez afficher les boutons masqués en les sélectionnant dans la flèche, à droite de la barre d'outils concernée.

« Introduction à CalcConception de tableau »

Exercice : prise en main

Ouvrons un nouveau classeur Calc et construisons ce tableau :

Déplacements

Pour vous déplacer dans le tableau, vous pouvez :

• Cliquer directement sur la cellule désirée ;
• Utiliser les touches directionnelles du clavier ←  ↑  →  ↓ ;
• Descendre d'une cellule via Enter, ou passer à la cellule de droite via la touche Tab ;
• Si vous connaissez la référence de la cellule à atteindre, vous pouvez la taper dans le cadre à gauche de la barre de formule 
• Vous pouvez aussi appuyer sur F5 et y inscrire la référence de la cellule. La référence d'une cellule est sa position dans la grille, en notation Colonne (lettre) et Ligne (chiffre).

Saisie de données

• Cliquez sur la cellule C1. Remarquez que la cellule s'entoure d'un bord noir. C'est la cellule active ;
• Inscrivez le titre du tableau. Nous le mettrons en forme plus tard ;
• Remplissez le tableau ligne par ligne jusqu'à la cellule C3 ;
• Dans la cellule C3, inscrivez PRIX HT. La cellule active a un carré noir, situé en bas à droite. En plaçant la souris sur ce carré, vous verrez que le curseur change de forme pour devenir une petite croix noire. C'est la poignée de recopie. Cette poignée permet de recopier intelligemment le contenu de la cellule active dans les cellules adjacentes. Cliquez sur la poignée de recopie, et glissez la poignée jusqu'en G3. Le texte Prix HT a été recopié ;
• Remplissez le reste du tableau, ligne par ligne. Ne tenez pas compte du symbole monétaire pour le moment ;
• À ce stade, nous remarquons que certaines cellules sont alignées à droite, et d'autres à gauche. Calc distingue par ce biais les cellules évaluables des autres. Une cellule est dite évaluable quand elle peut être traitée (pour faire des calculs principalement). Les cellules évaluables seront des cellules contenant des chiffres, des dates, des formules...

Remarquez que dans certaines cellules, une portion de texte a disparu, et une flèche rouge s'affiche. Elle signifie que le contenu de la cellule déborde, et qu'une partie est masquée. Nous verrons plus loin comment y remédier.

Si vous souhaitez modifier le contenu d'une cellule, suite à une erreur par exemple :

• Double-cliquez dans la cellule à corriger, ou
• Sélectionnez la cellule et appuyez sur F2, ou
• Sélectionnez la cellule et cliquez sur la barre de formule à l'endroit de la modification.

Un curseur clignotant apparaîtra, et vous pourrez effectuer votre modification. Effacez les caractères superflus ou erronés en utilisant Del et ← Backspace

Mise en forme

• Occupons-nous maintenant de la mise en page. Agrandissez la colonne A. Placez la souris sur la ligne entre les colonnes A et B. Le curseur va prendre la forme du curseur de redimensionnement (deux flèches opposées). Cliquez et glissez vers la droite pour agrandir la colonne A. Faites de même pour agrandir la ligne 2.
• On remarque que dans C1, le titre dépasse. Or, si nous essayons de la redimensionner, c'est toute la colonne qui change de taille ! Nous allons fusionner les cellules. Sélectionnez les cellules C1 jusque G1. La sélection s'appelle une sélection continue, et le groupe de cellules se nomme une plage de cellules. Cliquez sur le bouton ou allez dans le menu Format, puis sur fusionner les cellules.
• Centrez la cellule C1 au moyen du bouton, augmentez la police à 14 et placez du gras.
• Nous allons maintenant ajouter des boutons à la barre d'outils formatage. Faites un clic droit sur cette barre, puis sur Boutons visibles. Sélectionnez les boutons aligner en haut, aligner au centre verticalement et aligner en bas . Ces boutons seront très utiles ultérieurement. Vous pouvez aussi ajouter le bouton format numérique : Date.
• Centrez la plage de cellules C2:G2.
• Sélectionnez maintenant la cellule B3. Faites un clic droit, puis choisissez formater les cellules (ou menu format, Cellule...). Dans la boîte qui s'ouvre, allez dans l'onglet Alignement, et cochez la case Renvoi à la ligne automatique.
• Centrez la plage A3:G3 horizontalement et verticalement, au moyen des boutons ajoutés.
• À présent, sélectionnez la plage A4:G10. Cette zone contient des prix. Nous allons donc placer le format monétaire. Cliquez sur le bouton
• Sélectionnez la plage A5:G5. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, sélectionnez les plages A7:G7 et A9:G9. Relâchez la touche Ctrl. C'est une sélection discontinue. Colorez la sélection en gris, via le bouton .
• Dernière étape : Tracer les bordures. Sélectionnez les cellules, ou les plages de cellules, et appliquez la bordure voulue via le bouton . Dans le menu déroulant, prenez les bordures extérieures. La bordure sera appliquée à la cellule.
• Sélectionnez la plage C2:G2, et appliquez les bordures (option Toutes les bordures).
• Les bordures de la plage A3:G3 sont semblables à celles que nous venons de faire. La manière la plus rapide consiste à sélectionner la plage et d'appuyer sur les touches Ctrl + Shift + Y. Vous pouvez aussi utiliser Édition > Répéter.
• Enregistrez le classeur.

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

« L’interface de CalcLes cellules »

Un tableau se compose de cellules. La cellule est l'unité de base la plus importante. Elle peut contenir une donnée, que ce soit du texte, des données numériques, ou encore une formule. Chaque cellule est identifiée par la conjonction d'une ligne avec une colonne.

Avant d'aller plus loin, voyons comment sélectionner les cellules. Nous avons déjà vu la sélection d'une cellule, la sélection continue et la sélection discontinue

Sélection de cellules

Sélection d'une cellule

• Cliquez directement sur la cellule, ou

• Naviguez à l'aide des touches fléchées, ou

• Appuyez sur F5 et entrez les coordonnées de la cellule.

Sélection continue d'une plage de cellules

• Cliquez sur la première cellule de la plage.

  • Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites-la glisser jusqu'à la dernière cellule de la plage, ou

  • Maintenez la touche Shift enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage, ou

• Appuyez sur la touche F8. Cliquez ensuite sur la dernière cellule de la plage ou naviguez via les touches fléchées. Appuyez sur F8 pour valider la sélection.

 Sélection discontinue d'une plage de cellules

• Sélectionnez le premier bloc. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres blocs, ou

• Appuyez sur les touches Shift et F8 . Sélectionnez les plages de cellules à ajouter, et valider la sélection en appuyant sur Shift et F8.

Sélection d'une ligne

• Cliquez sur la référence de la ligne, ou

• Appuyez simultanément sur les touches Shift et Space .

Sélection d'une colonne

• Cliquez sur la référence de la ligne, ou

• Appuyez simultanément sur les touches Ctrl, Shift et Space.

Sélection de la feuille entière

• Cliquez sur le bouton situé entre les références A et 1, ou

• Au clavier, appuyez simultanément sur Ctrl et A .

Insertion et suppression de cellules

Supprimer le contenu d'une cellule

Il existe plusieurs moyens d'effacer le contenu d'une cellule. La manière la plus simple consiste à sélectionner la cellule (ou la plage de cellules) et d'appuyer sur la touche . Cela efface uniquement le contenu, mais ça conserve la mise en forme et les annotations liées.

Si vous souhaitez supprimer la mise en forme, les formats, les annotations, ou tout le contenu d'une cellule, faites un clic droit et sélectionnez Supprimer du contenu... . En cochant les cases voulues, vous pouvez supprimer ce que vous souhaitez. Vous pouvez accéder à la même fonction par le menu Édition, puis Supprimer du contenu... ou la touche Backspace.

Exercice : insertion de cellule

Reprenons l'exercice précédent. Nous allons y insérer une nouvelle ligne de titre, et une nouvelle colonne.

• Sélectionnez la cellule D1. Dans le menu Insertion, sélectionnez Lignes. Une ligne est ajoutée.

• Sélectionnez la plage D1:G1. Ajoutez le texte « Grossiste chez Léon », puis fusionnez et centrez le texte.

• Faites un clic droit sur l'entête de colonne D. Dans le menu contextuel, cliquez sur Ajouter des colonnes. Une nouvelle colonne sera créée à gauche de la sélection.

• En C3, ajoutez le titre « Prix Public TVAC ». Nous verrons plus loin comment calculer les prix. Que se passe-t-il si vous sélectionnez C1 à la place de C3 ?

• Sélectionnez la plage C4:C11, et appliquez une couleur de police avec le bouton. Refaites les bordures si nécessaire.

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

Nous avons aussi la possibilité d'ajouter à l’endroit voulu une ou plusieurs cellules. Dans le menu Insérer, sélectionnez Insérer.... Vous pouvez aussi utiliser le clic droit, ou le raccourci clavier + .

En activant cette fonction, une boîte de dialogue s'affiche, vous proposant 4 choix.

• Décaler les cellules vers le bas va insérer une cellule à l'endroit voulu en poussant les autres cellules vers le bas.

• Décaler les cellules vers la droite fait la même opération, mais en poussant les cellules vers la droite.

  

• Ligne entière et colonne entière reviennent à insérer respectivement une ligne ou une colonne entière.

 Il existe une barre d'outils permettant de simplifier ces opérations. Dans le menu Affichage, cliquez sur Barres d'outils, et cochez Insertion de cellules. Une nouvelle barre d'outils s'affichera, que vous pourrez fixer avec les autres.

Suppression de cellules

Pour supprimer une ou plusieurs cellules, sélectionnez la plage à supprimer et cliquez sur le bouton, ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + -. Une boîte de dialogue similaire à celle de l'insertion apparaîtra.

Copie de cellules

Ici aussi, il existe plusieurs méthodes de copie de cellules : la poignée de recopie, le collage normal et le collage spécial.

En utilisant la barre d'outils

• Sélectionnez les cellules à copier.

• Cliquez sur le bouton Copier  ou appuyez sur Ctrl + C.

• Placez-vous à l'endroit voulu et appuyez sur le bouton Coller  (ou Ctrl + V).

• Tant que la cellule à copier clignote, vous pouvez réaliser des collages de cette cellule partout dans le classeur. Appuyez sur ou pour terminer le collage.

Exercice : la poignée de recopie

La poignée de recopie permet de faire des copies sur des cellules contiguës. Mais elle ne fait pas que ça. Elle permet également d'autres options assez utiles.

• Sélectionnez la/les cellule(s) à copier.

• Placez la souris sur le petit carré noir en bas et à droite sur la bordure de la cellule (cf. exercice 1).

• Faites glisser la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé pour effectuer une copie.

Réalisons l'exercice suivant. Recopiez les données ci contre.

Sélectionnez toutes les cellules sur chaque ligne, et tirez chaque ligne jusqu'à la colonne F.

• À la ligne 2, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

• Les lignes 8 et 9 sont sélectionnées ensemble.

Que se passe-t-il pour chaque ligne ?

Les listes personnalisées

La poignée de recopie permet de générer rapidement des listes numériques. En sélectionnant deux cellules contiguës, puis en utilisant la poignée de recopie, il va calculer la différence entre les deux cellules continuer la suite logique. Mais Calc dispose aussi en mémoire de listes personnalisées. Si vous souhaitez afficher tous les jours de la semaine, par exemple, il vous suffit de taper Lundi dans une cellule, puis d'utiliser la poignée de recopie.

Si une liste existe, Calc l'utilisera et affichera cycliquement chaque entrée de la liste, dans son ordre d'apparition.

Créer sa liste personnalisée

Il peut parfois être utile de créer sa propre liste personnalisée. Par exemple pour ajouter la liste des différents départements de la société, etc.

Le moyen le plus rapide de créer une liste personnalisée est de l'encoder directement. Pour cela, allez dans le menu Outils, puis allez dans les Options.

Sélectionnez ensuite dans la partie gauche LibreOffice Calc, puis Listes de tri.

Cliquez sur le bouton Nouveau, puis entrez chaque élément de la nouvelle liste, un élément par ligne.

Vous pouvez également importer une liste existante dans la zone de travail de Calc.

Le collage spécial

Le collage spécial permet de choisir un attribut de cellule à copier ou déplacer. Pour effectuer un collage spécial, copiez la cellule ou la plage de cellule selon les moyens vus ci-dessus. Ensuite, allez dans le menu Édition, puis dans collage spécial. Une boîte s'affiche avec toutes les options disponibles.

Par défaut, Calc insère tous les éléments copiés ou coupés.

La zone opération est très pratique : si vous collez une plage de cellules non vides sur une autre plage de cellules, au lieu de remplacer les données, vous effectuerez l'opération choisie ! Le résultat s'affichera dans les cellules collées.

Cochez la case Ignorer les cellules vides pour ne pas copier les cellules vierges. Cochez transposer pour transformer les colonnes en lignes et inversement.

Le déplacement de cellules

Le déplacement de cellule est similaire à la copie de cellule, mis à part que vous devez employer le bouton Couper  (Ctrl + X) au lieu du bouton Copier .

Il est possible de déplacer des cellules (ou des plages de cellules) directement à la souris. Sélectionnez votre plage de cellule. Placez ensuite la souris sur une des bordures noires de la sélection. Tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacer la sélection vers le nouvel emplacement.

« Conception de tableauMise en forme »

Pour rendre vos tableaux plus lisibles, vous pouvez faire certaines mises en forme, comme ajouter des couleurs, mettre le texte en gras, en italique, etc.

Les diverses options de mise en forme se trouvent dans la barre d'outils Formatage. Vous pouvez ajouter des boutons à cette barre d'outils.

En laissant le curseur sur un bouton, le descriptif du bouton s'affichera dans une infobulle.

Exercice  : Formater un tableau

Réalisons l'exercice suivant :

• Tapez « au kilomètre » les données du tableau.

• Pour l'âge, entrez uniquement des valeurs numériques. Nous verrons plus loin comment ajouter automatiquement les informations supplémentaires.

• Alignez les adresses mail à droite.

• Transformez les dates en dates longues. Sélectionnez la plage C2:C10. Dans le menu Format, sélectionnez Cellule... Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel (option formater les cellules...). Une petite astuce bien pratique : utilisez le raccourci Ctrl + 1 pour ouvrir la boîte de dialogue.

• Dans la fenêtre qui s'ouvre, repérez l'onglet Nombres. Sélectionnez la catégorie Date et le Format 31/12/1999 (date longue). Nous reviendrons dans cette boîte plus tard.

• Maintenant, nous souhaitons afficher automatiquement « ans » derrière l'âge de la personne, en vert. Pour cela, nous allons créer un format personnalisé.

• Sélectionnez la plage D2:D10, faites un clic droit,et prenez l'option formater les cellules.

• Retournez dans l'onglet Nombres, catégorie Défini par l'utilisateur. Dans la zone description de format, entrez le format « [GREEN]0'' ans'' ». Pensez à l'espace devant « ans ». Nous avons indiqué à Calc qu'il doit afficher en vert (green) un nombre d'au moins un chiffre (0), puis d'ajouter « ans » à la fin. Cliquez sur la coche verte pour valider le choix. Le nouveau format sera enregistré dans la catégorie Nombres.

• Cliquez sur OK et observer le résultat. Tous les âges apparaissent en vert, suivi de « ans ». Mais dans le cas d'Élie, ce n'est pas correct ! Il n'a qu'un an, l'orthographe est donc erronée. Nous allons corriger ça dans le format.

• Retournez dans le formatage des cellules, et sélectionnez dans la catégorie Nombre le format que nous venons de créer. Modifiez-le comme ceci : « [BLUE][<2]0'' an'';[GREEN]0'' ans'' ». N'oubliez pas les espaces avant « an » et « ans ». Validez et fermez la fenêtre.

Détaillons cette dernière ligne. Nous avons demandé à Calc de mettre en [BLUE] les âges inférieurs à 2 ans [<2], au format 0'' an''. Si le format ne correspond pas, Calc doit afficher en [GREEN] les âges au format 0'' ans''.

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

• Format personnalisé ;

• Format spécifique.

Formatage des nombres

Comme nous l'avons vu dans l'exercice, la boîte de dialogue des formats offre plusieurs types de formatages des nombres, classés en catégories. Nous pouvons aussi créer notre propre format personnalisé.

 Formatage personnalisé

Le formatage spécial demande la connaissance de symboles spécifiques :

• # représente un chiffre (ex : 33 avec le masque ### s'écrira 33) ;

• 0 représente un chiffre remplacé. (ex : 33 avec le masque 000 s'écrira 033) ;

• ; représente la séparation des nombres positifs, négatifs et nuls.

• [red] ou [§-80C] représente la couleur d'affichage (ex : [green]### ;[red]-### ;[blue] affichera un nombre positif en vert, un nombre négatif en rouge et un nombre nul en bleu) ; Note : les couleurs seront écrites en anglais ou en code numérique.

• [<2] indique une condition. Par exemple, [<2]0" an" ; 0" ans" affichera pour les valeurs 0 et 1 1 an, et à partir de 2 2 ans.

• ? représente un chiffre du diviseur ou du dividende dans une fraction ;

• j ou jj représentent le jour de la semaine en chiffres ;

• jjj représente un jour de la semaine en notation abrégée (3 lettres) ;

• jjjj représente un jour de la semaine écrit en entier ;

• m ou mm représente le mois en chiffres ;

• mmm représentent le mois en notation abrégée (3 lettres) ;

• mmmm représente le mois écrit en entier ;

• aa représente l'année écrite sur deux chiffres ;

• aaaa représente l'année écrite sur 4 chiffres ;

• Chaque mot placé entre guillemets '' '' sera affiché tel quel dans le format.

Bordures et motifs

Dans cette même boite de dialogue, repérez les onglets Bordures et Arrière-plan.

Dans ces deux onglets, vous pourrez définir la couleur et l'épaisseur des bordures, ainsi que la couleur d'arrière plan du tableau ou des cellules uniquement.

Formatage de lignes

Hauteur de ligne

Pour modifier la hauteur des lignes, sélectionnez la (les) ligne(s) à modifier. Faites un clic droit et choisissez l'option Hauteur de ligne. Entrez ensuite la hauteur (en pixels) que vous souhaitez. En utilisant uniquement la souris, pointez sur le trait situé en dessous de la ligne à redimensionner. Le curseur prend la forme de deux flèches. 

Faites glisser la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé pour redimensionner la ligne.

Afficher/masquer une ligne

Pour masquer une ligne, sélectionnez-la, et via le menu contextuel, cliquez sur Masquer.

Pour afficher une ligne masquée, sélectionnez les deux lignes encadrant la ligne masquée, et via le menu contextuel, cliquez sur Afficher.

Formatage de colonnes

Largeur de colonne

Pour modifier la hauteur des colonnes, sélectionnez la (les) colonne(s) à modifier. Faites un clic droit et choisissez l'option Largeur de colonne. Entrez ensuite la largeur (en pixels) que vous souhaitez. En utilisant uniquement la souris, pointez sur le trait situé en dessous de la colonne à redimensionner. Le curseur prend la forme de deux flèches.

Faites glisser la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé pour redimensionner la colonne.

Afficher/masquer une colonne

Pour masquer une colonne, sélectionnez-la, et via le menu contextuel, cliquez sur Masquer.

Pour afficher une colonne masquée, sélectionnez les deux colonnes encadrant la ligne masquée, et via le menu contextuel, cliquez sur Afficher.

Exercice de mise en forme

Exercice : mise en forme

Nous allons réaliser une fiche reprenant une notation des employés.

• Entrez les informations au kilomètre. Les chiffres de la colonne Moyenne seront calculés.

• Dans la cellule G5, inscrivez =MOYENNE(B5:F5). Cette formule va calculer la moyenne des cellules situées entre B3 et F3 (voir Calculs et Fonctions).

• Au moyen de la poignée de recopie, tirez la formule vers le bas jusqu'en G14.

  

• Sélectionnez la plage A5:G14 et la plage B4:G4. Appliquez les bordures.

• Sélectionnez la plage G5:G14, et appliquez un fond coloré.

• Sélectionnez la plage B4:G4, mettez en gras et faites un clic droit. Formatez les cellules.

• Dans l'onglet Alignement, réglez l'orientation du texte à 45°. Validez.

• Redimensionnez chaque colonne en double-cliquant sur leur ligne de séparation.

 Insérer un entête ou un pied de page

Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, allez dans le menu Édition, puis cliquez sur En-têtes & pieds de page.

Une fenêtre spécifique va s'ouvrir. Elle se compose de deux onglets, et de trois panneaux. Chaque panneau est une portion de l'en-tête ou du pied.

Pour visualiser votre tableau avant de l'imprimer, repérez le bouton « Aperçu avant impression ».

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

« Les cellulesUtilisation des styles »

Plutôt que de réaliser une mise en forme individuelle des cellules, il peut être avantageux d'utiliser des styles. Les styles sont des ensembles de formats spécialement conçus pour appliquer simultanément des mises en forme prédéfinies.

Les styles sont un aspect puissant mais méconnu de la suite bureautique. La maîtrise des styles est à terme un gain de temps non négligeable : au lieu de faire subir plusieurs modifications à votre cellule de titre, il suffira désormais de lui appliquer le style Titre. De même, en modifiant les paramètres du style, on modifiera du même coup toutes les cellules associées à ce style !

Les styles sont particulièrement pratiques pour le formatage conditionnel.

Pour afficher la barre des styles (nommé aussi Styliste), appuyez sur la touche F11.

Créer son style

Contrairement à Excel qui dispose d'un nombre de styles assez conséquent, Calc paraît un peu vide. Il sera nécessaire de créer ses propres styles.

Pour créer son propre style, mettez en forme une cellule selon vos besoins. La cellule doit ressembler au style que vous souhaitez créer.

Dans le Styliste, cliquez sur le bouton . Une boîte de dialogue reprenant les informations de mise en forme s'affiche.

Donnez un nom à votre style.

Vous pouvez aussi créer un style à partir de zéro. dans le styliste, faites un clic droit sur une zone vierge, puis cliquez sur Nouveau.

Une fenêtre à onglets s’affiche alors. Chaque onglet dispose d'une série de réglages pour votre style.

Les onglets ne seront pas détaillés dans les notes.

Nous verrons l'utilisation des styles dans un cadre particulier, la mise en forme conditionnelle.

Modifier un style

Pour modifier un style, faites un clic droit sur le style en question. Vous y trouverez le bouton de modification.

« Mise en formeInsertion d’objets »

Pour améliorer l'aspect visuel du document, vous pouvez ajouter des images, des formes géométriques, de la vidéo, du son et des effets de texte FontWork. La plupart de ces fonctions se trouvent sur la barre d'outils Dessin et le menu Insertion.

Insérer un objet de dessin

• Activer la barre d’outils Dessin en cliquant sur le bouton .

• Cliquez sur un des boutons pour dessiner la forme de votre choix.

• Cliquez-glissez à l'endroit où vous souhaitez tracer la forme. L'objet créé est entouré de poignées vertes.

• Une nouvelle barre d'outils s'affiche pour vous aider à modifier les paramètres du dessin.

Insérer un cadre de texte

Le cadre de texte est idéal pour placer des zones de texte dans un document, sans avoir à fusionner des cellules, par exemple. Le principe est le même que pour un objet de dessin.

• Cliquez sur le bouton  pour créer une zone de texte.

• Faites un cliqué-glissé pour créer la zone. Dès que le cadre est créé, vous pouvez insérer votre texte.

•  Pour modifier le texte, faites un double clic. En faisant un clic droit, vous pouvez activer les effets FontWork. Nous verrons plus loin ce type d'effet.

Remarquez que la barre d'outils formatage du texte fait son apparition.

Insérer une image

• Cliquez sur le bouton Image . Ce bouton se situe sur la barre d'outils de dessin, en bas de la fenêtre de travail.

• Choisissez l'image à insérer dans le document et validez votre choix.

• L'image apparaît dans le document. Vous pouvez la déplacer n'importe où.

La barre d'outils Image permet d'ajuster l'image selon vos besoins.

Insérer un FontWork

Un fontwork est l'équivalent du WordArt dans la suite Office. Il s'agit d'appliquer des effets typographiques à du texte.

On peut créer des effets FontWork de deux manières.

La première est de créer directement un fontWork, la seconde est de créer en premier lieu une zone de texte.

Exercice : Créer un FontWork

• Dans la barre d'outils dessin, cliquez sur le bouton FontWork .

• Une boîte de dialogue s'affiche, avec un choix de FontWorks. Vous pourrez le modifier ultérieurement si vous ne trouvez pas exactement ce que vous cherchez.

• Sélectionnez le fontwork de votre choix. Le fontWork apparait dans le document, avec le mot Fontwork.

• Comme une zone de texte, double-cliquez sur le fontWork pour modifier son contenu.

Remarquez que selon la configuration du fontwork, une ou deux barres d'outils s'afficheront.

La barre d'outils fontwork va gérer le fontwork. Grâce à elle, vous pourrez modifier le style de l'effet, l'espacement des lettres... À vous de tester ! Les possibilités sont presque infinies.

La barre d'outils Paramètres 3D n'est pas spécifique aux fontworks. Elle permet de gérer l'affichage 3D des objets, que ce soie un tracé ou un fontWork.

Modifier une zone de texte en FontWork

• Créez une zone de texte.

• Faites un clic droit sur la zone de texte, puis cliquez sur fontwork. Un sélecteur d'effet s'affichera alors.

• Réglez votre fontwork selon vos souhaits.

Dimensionner/déplacer/pivoter un objet

Vous avez certainement remarqué que les objets disposent d'une série de poignées vertes autour d'eux. Ce sont des poignées de dimensionnement.

Cliquez-glissez une poignée pour étirer l'objet dans le sens voulu.

Pour déplacer un objet, cliquez dessus. Le curseur de la souris prendra la forme d'une croix fléchée. À l'aide de cette croix, cliquez-glissez l'objet vers sa nouvelle destination.

Pour pivoter l'objet, la démarche est un peu plus complexe. Recherchez le bouton Rotation . Les poignées vertes changeront de couleur (rouge). Prenez une des poignées et cliquez-glissez la souris : l'objet pivote sur lui même.

Insérer un objet OLE

Un objet OLE (Object Linking and Embedding) est un élément provenant d'une application et qui peut s'intégrer dans un autre document. Par exemple, vous pouvez intégrer dans un document texte (Writer) un classeur (Calc) ou un dessin créé avec Draw. Contrairement aux autres inclusions, l'objet OLE appellera son application en cas de modification. En clair, si vous avez importé un objet OLE de type Calc, la modification de l'objet se fera dans Calc.

Cette fonction est très utile si vous écrivez un rapport, par exemple. Vous avez d'une part le rapport écrit dans Writer, et d'autre part un classeur Calc contenant divers tableaux calculés avec des graphiques. Grâce à l'inclusion OLE, vous placerez les tableaux et les graphiques créés par Calc dans le rapport généré par Writer.

L'insertion d'un objet OLE se fait via le menu Insertion, puis Objet, et enfin Objet OLE.

Par défaut, LibreOffice vous propose une inclusion OLE de ses propres applications. Si le fichier existe déjà, vous pouvez également le sélectionner.

Une fois l'objet inséré, un cadre s'affiche et l'application en question se lance. Le cadre est une « fenêtre » laissant apparaître l'application liée. Redimensionnez la fenêtre pour afficher le contenu de l'objet OLE.

L'autre avantage de ce système, c'est la liaison de données. Si vous insérez un objet OLE à partir d'un fichier existant, vous avez la possibilité de lier la source. En clair, si un changement apparaît dans le document source, l'objet lié sera lui aussi mis à jour automatiquement, sans refaire une liaison OLE.

Exercice : objet OLE

• Créez un nouveau dessin dans Draw. Cliquez sur la flèche en regard du bouton Nouveau, puis sélectionnez Dessin. L'interface de Draw s'ouvre. Dessinez un objet et enregistrez le document sous le nom OLE.odg, par exemple. Fermez Draw.

• Dans votre document, insérez un objet OLE via le menu Insertion, puis Objet, et enfin Objet OLE.

• Sélectionnez le fichier créé, et cochez la case « Lier au fichier ». Le dessin apparaît dans le document.

• Redimensionnez la fenêtre si nécessaire.

• Double-cliquez sur le dessin. Draw s'ouvre, vous permettant de le modifier. Cette modification sera apportée au fichier source.

• À l'inverse, si vous modifiez le fichier source dans Draw, l'objet OLE sera modifié dans l'autre document.

« Utilisation des stylesDonnées externes »

Dans de nombreux cas, il sera plus intéressant de récupérer dans le tableur une suite importante de données, plutôt que de tout recopier à la main.

Importer des données depuis un fichier

Calc peut récupérer des données depuis des fichiers contenant des tables. Cela peut être des fichiers texte, des fichiers csv…

Exercice : importer des données csv

Un fichier csv est un fichier texte, dont chaque valeur est séparée par des virgules. L'importation des données peut se faire à partir de n'importe quel fichier structuré, du moment que vous connaissez la structure de séparation.

Récupérez le fichier à l'adresse suivante : http://www.andrewpatton.com/countrylist.csv .

• Dans Calc, menu Insertion, cliquez sur Feuille à partir d'un fichier.

• Sélectionnez le fichier countrylist.csv téléchargé.

• Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez les données du fichier. Sélectionnez les options adéquates. Pour vous aider, vérifiez la zone du bas. Cette zone va se modifier en fonction de vos choix.

Une fois que vos choix sont terminés, validez deux fois de suite par OK. Les données seront écrites dans une nouvelle feuille.

Exercice : importer des données depuis un site

Comment, par exemple, récupérer la liste des codes postaux belge, à cette adresse : http://www.bpost2.be/zipcodes/files/zipcodes_alpha_fr.html . De prime abord, on pourrait croire qu'il faut tout copier manuellement.

• De la même manière, dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir. Cette fois, plutôt que de sélectionner un fichier, tapez l'adresse ci-dessus, puis cliquez sur Ouvrir.

• Une boîte va s'ouvrir pour confirmer la sélection. Validez par deux fois.

Calc va extraire les données tabulaires du site et les placer dans une feuille de données. Si le site contient plusieurs tables, vous aurez le choix entre celles-ci.

Liaison vers des données externes

Il se peut que vous ayez besoin de données provenant d'une source d'informations continue, comme la bourse ou les données d'une machine. Sauf que les données sont susceptibles de changer avec le temps. Faudrait-il par conséquent répéter les manipulations ci-dessus pour suivre les mises à jour ?

Pour palier ce problème, nous allons utiliser la connexion à des données distantes.

• Dans le menu Insertion, cliquez sur Lien vers des données externes.

• Entrez le site ou le fichier contenant la source de données.

• Cochez la case en bas pour automatiser la récupération des informations.

• Validez deux fois par OK.

« Insertion d’objets Gestion des classeurs »

La gestion des différentes feuilles dans un classeur se fait par la barre d'onglets, située en bas de la fenêtre.

La barre d'onglets se compose d'une barre de navigation pour passer rapidement d'une feuille à l'autre, et d'onglets représentant une feuille du classeur.

Naviguer entre les feuilles

Pour sélectionner une feuille du classeur, cliquez sur l'onglet correspondant. Utilisez la barre de navigation pour retrouver l'onglet de votre choix.

En utilisant le clavier, appuyez sur  ctrl + pgUp ou ctrl + pgDwn pour parcourir les feuilles du classeur.

Nommer une feuille

Double-cliquez sur l'onglet à renommer, et saisissez le nouveau nom. Vous pouvez également faire un clic droit et choisir l'option Renommer.

Sélectionner des feuilles

Pour sélectionner plusieurs feuilles en même temps :

• Sélection continue : sélectionnez la première feuille, et en maintenant le bouton maj  enfoncé, sélectionnez la dernière feuille. Toutes les feuilles entre ces bornes seront sélectionnées.

• Sélection discontinue : sélectionnez chaque feuille en maintenant la touche ctrl  enfoncée.

• Sélectionner toutes feuilles : Choisissez Sélectionner toutes les feuilles dans le menu contextuel.

• Annuler une sélection : Activez une feuille non sélectionnée ou cliquez dans un endroit vide de la barre d'onglets. Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel.

Insertion / Suppression de feuilles

Pour insérer une ou plusieurs feuilles, faites un clic droit sur la barre d'onglets et cliquez sur l'option Insérer une feuille. La boîte de dialogue suivante vous permet de créer plusieurs feuilles, de les positionner dans le document, et même copier des feuilles d'un classeur existant.

La suppression se fait également via le menu contextuel.

Copie / déplacement de feuilles

Sélectionnez la ou les feuilles à déplacer ou copier.

Avec la souris, faites glisser les feuilles vers leur nouvel emplacement. En maintenant la touche ctrl  enfoncée, vous effectuerez la copie des feuilles.

Avec le menu contextuel, cliquez sur Déplacer ou copier. Sélectionnez ensuite la feuille avant laquelle l'opération doit s'effectuer. Cliquez sur la case Créer une copie pour réaliser une copie de la/des feuille(s). Grâce au menu contextuel, vous pouvez également déplacer ou copier des feuilles dans un autre classeur.

Imprimer son classeur

La plupart du temps, les feuilles de calculs sont complexes et reposent sur plusieurs colonnes et lignes. Il est parfois utile d'imprimer les données, mais un problème se pose : comment imprimer efficacement ? Il arrivera souvent que le tableau que vous imprimez dépasse d'une ou deux colonnes sur une nouvelle feuille.

Il existe plusieurs options différentes pour réaliser une impression parfaite. L'aperçu avant impression sera votre meilleur ami !

L'aperçu avant impression

L'aperçu avant impression vous permet de voir à quoi ressemblera votre fichier une fois imprimé. Pour activer l'aperçu avant impression, cliquez sur le bouton Aperçu  . Calc passera en mode aperçu, et affichera une nouvelle barre d'outils.

En activant les Marges, vous pourrez déplacer les marges d'impression. Le déplacement des marges permettra parfois de récupérer une colonne perdue sur la page suivante.

En cliquant sur le bouton formater la page, vous pouvez affiner les réglages de l'impression.

Sauts de page

Lorsqu'un tableau est imprimé sur plusieurs pages, Calc insère automatiquement des sauts de page qui divisent la feuilles en pages distinctes. Il est possible de contrôler soi-même les sauts de page.

Pour visualiser les sauts de page, allez dans le menu Affichage, et cliquez sur Aperçu des sauts de page.

Les sauts de page sont marqués en lignes bleues.

Définir une zone d'impression

La zone d'impression est un élément utile lors de vos impressions. Si, par exemple, vous utilisez une série de lignes ou de colonnes pour faire des calculs intermédiaires, vous n'avez peut-être pas besoin de les voir lors de l'impression. Pour cela, définissez une zone d'impression. La zone d'impression n'affichera sur la page que les éléments se trouvant dans la zone d'impression.

Pour définir une zone d'impression :

• Sélectionnez la zone à imprimer ;

• Allez dans le menu Format, puis Zones d'impressions, et enfin Définir.

• Recommencez l'opération pour chaque page à ajouter.

Si vous devez imprimer régulièrement la même zone de votre classeur, préférez la zone d'impression.

Répéter les entêtes de lignes ou de colonnes

Pour une meilleure lisibilité, il est préférable de mettre un titre à vos lignes et vos colonnes. Pour une bonne impression, surtout si le tableau déborde sur plusieurs pages, il est préférable de répéter les lignes de titres de lignes ou de colonnes.

Dans le menu Format, retournez dans Zones d'impression, puis cliquez sur Éditer...

La boîte de dialogue suivante vous permettra de définir quelles sont les lignes ou les colonnes à répéter.

En-têtes et pieds de page

Dans la mise en page, vous pouvez affecter des en-têtes et des pieds de page. Dans ces en-têtes se retrouvent principalement le nombre de pages et le n° de page en cours, l'auteur du tableau, la date, etc.

Pour ce faire, allez dans le menu Format, puis Page…. Dans l'onglet En-tête (ou pied de page), cochez la case pour activer la section, puis cliquez sur le bouton Éditer. Trois zones vont s'afficher.

Remplissez chaque zone par le contenu que vous souhaitez.

« Données externes