Fonctions de recherche

Excel est plus qu’un simple outil de calcul. Même si ce n’est pas son rôle premier, il peut gérer des « tables de données ». Pour travailler correctement sur ces tables, il existe des fonctions similaires aux fonctions standard d’Excel. Elles sont préfixées de « BD » (BDNB, BDVAL, etc.).

L’utilisation d’Excel permet de garder à jour des listes clients, de produits… .

Pour obtenir une plus grande souplesse dans la gestion des données, il vaut mieux se tourner vers une solution plus adaptée (telle qu’ACCESS).

Dans certains cas, il peut être intéressant d’afficher automatiquement certaines données dans une feuille de calcul (taux de TVA, remises, articles, clients, etc.) Pour ne pas répéter ces données, nous pouvons les stocker dans une liste Excel. Cette liste servira de base commune.

Grâce à cette liste et aux fonctions que nous allons voir, nous pourrons, par exemple, récupérer les informations d’un client rien qu’en tapant son n° de client !

Exercice : La fonction RECHERCHE

La fonction RECHERCHE permet de trouver une donnée dans une table en fonction d’un critère de recherche. C’est la méthode la plus rapide, mais la moins précise, surtout en cas de valeur erronée.

Nous allons créer une table qui nous donnera le prix d’affranchissement d’une lettre en fonction de son poids.

Dans un nouveau classeur, sur la Feuil1, entrez le tableau suivant :

excel-rech-1C’est la table de données. Calculez les champs grisés. Sur la Feuil2, vous allez créer un tableau qui affichera, en fonction du poids de la lettre, le nombre de timbres et le prix du courrier. Le premier réflexe serait, en B3, d’écrire une fonction SI imbriquée :

SI (B2<=Feuil1 ! A3 ;Feuil1 ! C3 ;SI(B2<Feuil1 ! A4 ;Feuil1 ! C4 ;SI(B2<Feuil1 ! A5 ;Feuil1 ! C5 ;SI (B2<Feuil1 ! A6 ;Feuil1 ! C6 ;Feuil1 ! C7))))

La fonction est imbuvable. Il faut aussi veiller à ne pas oublier une donnée ou une parenthèse. De plus, si nous voulons ajouter une ligne à notre tableau de référence, il faudra modifier la formule.excel-rech-2

Heureusement, la fonction RECHERCHE nous permet de réaliser notre souhait beaucoup plus rapidement et simplement.

Il existe deux syntaxes pour la fonction recherche :

  • RECHERCHE(Valeur à rechercher, Vecteur de recherche ; Vecteur résultat)

  • RECHERCHE(Valeur à rechercher ; matrice)

Nous allons utiliser la première syntaxe.

  • En B3, tapez =RECHERCHE(

  • le premier argument est le critère de recherche. (ici B2)

  • le second argument contient la table de données. Sélectionnez sur la première feuille la première colonne de la table de données. (Feuil1 ! A2:A7)

  • le dernier argument contient la colonne de résultat (Feuil1 ! C2:C7)

Pour comprendre comment utiliser cette fonction, il faut comprendre comment elle fonctionne.

Excel va rechercher le critère de recherche dans la colonne « Vecteur de recherche ». Dans notre cas, il va comparer B2 à la colonne Feuil1 ! A2. SI la valeur est supérieure ou égale, Excel change de cellule et continue la comparaison. Dès que la valeur est inférieure à la cellule de référence, Excel regarde dans le vecteur de résultat et renvoie le résultat associé à la cellule de référence.

  • De la même manière, en B4, tapez la fonction RECHERCHE (B2;Feuil1 ! A2:A7 ;Feuil1 ! B2:B7)

Avouez que la fonction RECHERCHE est beaucoup plus rapide que les nombreux SI imbriqués.

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

  • RECHERCHE ().

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