Les tableaux/listes de données

Excel peut aussi s’utiliser comme système de gestion de base de données. Vous pouvez maintenir une petite liste de clients, établir un facturier, etc.

Une liste est l’équivalent d’une Table dans ACCESS.

L’efficacité d’un tableau de données repose sur une structuration correcte du tableau :

  • La première ligne du tableau contiendra le nom de champs (les entêtes);

  • Les champs ne peuvent pas contenir de noms identiques;

  • Les lignes suivantes contiendront les enregistrements;

  • Les enregistrements ne doivent pas être totalement vides;

  • Il faut éviter le mélange de type de données différentes dans la même colonne;

  • Le tableau de données doit contenir uniquement les données brutes.

Exercice : liste de données

Reproduisez le tableau suivant :excel-liste-1

  • Sélectionnez la plage A1:E10;

  • Dans l’onglet Insertion, groupe Tableaux, cliquez sur le bouton « Insérer un tableau ».

  • Dans la fenêtre, vérifiez que l’entièreté du tableau est sélectionnée.

  • Le tableau reçoit maintenant une mise en forme particulière et les entêtes affichent un filtre automatique. Le tableau de données est créé.

  • Ajoutez une colonne « Montant » à droite du tableau. Remarquez qu’Excel détecte automatiquement cette nouvelle colonne et l’ajoute au tableau de données. C’est un champ calculé.

  • Dans cette nouvelle colonne, calculez le montant : F2=E2*D2. Remarquez qu’Excel complétera les autres enregistrements.

  • Par défaut, le tableau portera un nom du style Tableau1. Vous pouvez également changer ce nom au moyen de l’onglet contextuel ouvert (onglet Création des outils de tableau).excel-liste-2

Résumé

Dans cet exercice, nous avons vu :

  • Création d’un tableau de données;

  • Champ calculé.

excel-liste-3Excel permet de faire des calculs simples sur les champs. Pour accéder à ces champs dans une formule, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante : Tableau1[NomDuChamp] où Tableau1 est le nom donné au tableau.

Vous verrez aussi s’afficher le nom des champs, plus certains champs spéciaux (#Tout, #Données, #En-têtes, etc.). Ces champs « nommés » vous permettrons de faire rapidement des calculs simples sur cette table de données. Si vous souhaitez faire des calculs plus complexes, orientez-vous vers les fonctions associées (BDSOMME, BDNB,…)

Redimensionnement d’un tableau

Excel possède une gestion intelligente des tableaux. Chaque ligne insérée sous le tableau sera automatiquement ajoutée à la liste de données, comme chaque colonne.

excel-liste-4Remarquez en bas à droite une petite coche bleue. C’est la poignée de dimensionnement de tableau. En étirant ou en réduisant le tableau, nous pouvons inclure ou exclure des données de la liste.

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