Interroger une base de données



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icône création de requête

Pour interroger une base de données, on utilisera les requêtes. Une requête permet de trier et filtrer la base de données afin d’en extraire des informations.

Nous pouvons créer des requêtes de deux manières : soit par l’assistant, soit par la création manuelle.

Requêtes simples

Penchons-nous donc sur ce mode création. L’interface est divisée en deux. La partie supérieure permet une vue des tables et/ou requêtes utiliser. La partie inférieure sert à gérer les critères de filtrage.

Pour effectuer une requête sur une table :

  • icône afficher la tableFaites glisser la table nécessaire à la requête depuis le volet de navigation, ou utilisez le bouton Afficher la table. Sélectionnez-la par un double-clic.

  • Sélectionnez le(s) champ(s) souhaité(s) et placez-le(s) dans le tableau.

  • affichage résultatsEntrez les critères et appuyez sur un des deux boutons du groupe Résultats pour afficher les données.

Exemple

Ouvrez la base Northwind (fournie par défaut dans les exemples d’ACCESS). Nous souhaitons afficher tous les clients habitant Bayonne.

  • Créez une nouvelle requête.

  • Sélectionnez la table Clients.

  • Faites glisser dans la zone de sélection les champs ID, Société et Ville.

  • Dans la zone Critère du champ Ville, inscrivez Bayonne.

  • Exécutez la requête.

Requêtes paramétrées

Dans certains cas, il sera nécessaire de passer un ou plusieurs paramètres à la requête. Le paramètre peut être passé via un formulaire ou par une boîte de dialogue.

Dans le champ critère, entrez le texte de l’invite entre crochets. Lors de l’exécution de la requête, une boîte de dialogue s’ouvrira.

Exemple

Reprenons la requête précédente. Nous allons la modifier afin d’entrer un pays comme paramètre.

  • Supprimez le critère Bayonne, et entrez ceci : [quelle ville ?]

  • Exécutez la requête. ACCESS affichera une boite de dialogue.

Champs calculés

Pour ajouter un champ calculé dans une requête, nous allons à nouveau utiliser le générateur d’expression. Dans le tableau de critères, cliquez sur un champ vide (et non sur la zone Critère du champ vide !) et activez le générateur d’expression.

Un champ calculé s’écrit de la forme Nom : expression. Aidez-vous du générateur pour concevoir l’opération mathématique requise (par exemple, pour une facture, vous devez multiplier les champs Quantité et PV). Chaque nom de champ à utiliser dans le calcul sera placé entre crochets [].

Exemple

En gardant la base Northwind, créez une nouvelle requête.

  • Sélectionnez la table Détails commande.

  • Faites glisser les champs Ref produit, Quantité et Prix unitaire.

  • Dans un champ vide, tapez l’expression suivante : Prix : [Quantité]*[Prix unitaire]. Respectez bien la casse. Les noms des champs utilisés seront placés entre crochets [].

  • Visualisez le résultat. Vous pouvez aussi modifier le format d’affichage via les propriétés.

Le générateur d’expression

générateur d'expressionsL’utilisation du générateur d’expression permet de créer des critères complexes. Le générateur permet notamment de créer des champs calculés, extraire ses informations, faire des calculs sur les dates, etc.

Pour faire passer un paramètre depuis un formulaire vers la requête :

  • Ouvrez le générateur d’expression dans la zone critère du champ à filtrer.

  • Dans le dossier formulaires, recherchez le formulaire contenant le paramètre à récupérer. Si le formulaire est déjà ouvert, vous pourrez le retrouver dans le dossier formulaires chargés.

  • Dans la partie de droite, sélectionnez le champ du formulaire à utiliser. Le générateur affichera alors le chemin du champ à travers le formulaire.

  • Lors de l’exécution de la requête, ACCESS ira rechercher la valeur du champ si le formulaire est chargé, sinon il affichera une boîte de dialogue.

Requêtes multi tables et combinées

Pour créer une requête multi tables, affichez les tables nécessaires. Vérifiez que les tables sont liées entre elles par des relations. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez les ajouter. Cette relation ne se fera que dans le cadre de la requête. La suite se passe comme pour une requête simple, en sélectionnant les champs voulus. De la même manière, on peut effectuer une requête sur une requête déjà existante, et même combiner tables et requêtes. Dans ce cas (rare), veillez à établir une relation entre la requête et la table associée.

Exemple

Nous souhaitons afficher les sociétés ayant passé des commandes.

  • Créez une nouvelle requête.

  • Sélectionnez les tables Clients et Commandes.

  • Faites glisser le champ Société dans la zone de critère.

  • Exécutez la requête. Vous devriez obtenir 48 résultats. ACCESS a récupéré les sociétés ayant passé des commandes, grâce à la liaison entre les deux tables.

Faites le test !

Que se passe-t-il si nous détruisons la relation de la requête précédente ?

Vous obtenez près de 140 résultats. Pourquoi ? Les tables n’ayant aucun lien entre elles, ACCESS va associer les 48 commandes à chaque client.

Vérifiez donc toujours si les tables sont liées entre elles.

Totaux et regroupements

icône totauxIl est possible d’effectuer des calculs sur des enregistrements. Par exemple, nous souhaitons compter le nombre de sociétés dans chaque ville. Dans la requête de sélection, en mode création, cliquez sur le bouton associé Totaux.

Une nouvelle ligne est apparue dans le tableau de critères, avec par défaut, une opération de regroupement. ACCESS va donc regrouper les champs identiques.

Exemple

  • Créez une nouvelle requête. Utilisez la table Clients.

  • Faites glisser les champs Id et Ville, activez les totaux.

  • Vérifiez que les villes sont bien en regroupement. Nous allons demander à ACCESS de compter les champs ID. Dans le champ Id, cliquez sur l’opération et choisissez la fonction Compte.

  • Exécutez la requête.

Requêtes graphiques

Une requête graphique fonctionne sur le même principe qu’une requête simple. Lors de l’affichage, sélectionnez via le bouton affichage le mode graphique.

Un début de graphique s’affiche. Sélectionnez le type de graphique voulu, puis placez les champs dans les zones de dépôts prévues à cet effet. Le graphique se modifiera en conséquence.

Pour supprimer un champ déposé, sélectionnez-le à la souris, et faites-le glisser en dehors du graphique. Dès que le pointeur affichera une croix rouge, relâchez le bouton gauche et l’élément sera supprimé.

Les requêtes spéciales de l’Assistant

En utilisant l’Assistant Requête, vous avez la possibilité de :

  • Trouver les doublons ;

  • Chercher les non-correspondances (champ d’une table n’ayant aucune relation avec les autres) ;

  • Effectuer une analyse croisée.

Dans chaque cas, vous devez sélectionner les tables à analyser, et vous laisser guider par l’assistant.Propriétés des requêtes.

Une requête étant un objet dans ACCESS, vous pouvez accéder à ses propriétés. Les propriétés de la requête apparaissent dans le volet de droite. Si ce n’est pas le cas, appuyez sur le bouton feuille des propriétésDans cette feuille de propriétés, vous pouvez modifier le comportement de la requête, comme s’ouvrir directement en affichage graphique, par exemple.

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