Formulaires et sous-formulaires

L’encodage des données se fait via les formulaires. Il existe différentes manières de créer des formulaires.

création de formulaires

Le moyen le plus rapide de créer un formulaire est de cliquer sur le bouton formulaire. Si une table ou une requête est sélectionnée dans le volet de navigation, elle sera prise en compte dans la création du formulaire. Les champs sont agencés sous forme de liste, chaque élément ayant la même dimension.

Le formulaire double affichage crée lui aussi automatiquement un formulaire en fonction de la table ou de la requête sélectionnée, à ceci près que la table est affichée en dessous de ce formulaire.

Le formulaire à plusieurs éléments va créer un formulaire simple qui se répètera à chaque enregistrement. Cette fonction est particulièrement adaptée pour des formulaires avec très peu de champs.

La création de formulaire est le moyen le plus puissant pour personnaliser un formulaire.

Vous avez également la possibilité d’appeler un assistant pour vous aider à la réalisation d’un formulaire, de créer des graphiques, des feuilles, de données, etc.

Création d’un formulaire avec l’assistant

Dans l’onglet Créer, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur l’assistant de formulaire.

  • Sélectionnez la table ou la requête d’origine ;
  • Sélectionnez les champs à afficher dans votre formulaire et passez-les dans la liste de droite ;
  • Dans l’écran suivant, choisissez la disposition du formulaire.
  • Choisissez le thème de couleurs dans l’écran suivant ;

  • Entrez un titre, et validez l’option Modifier la structure du formulaire.assistant de création de formulaires

    Vous allez entrer en mode conception de formulaire.

mode conception de formulaires

Le formulaire se compose de 3 parties.

  • L’entête constitue le haut du formulaire. Typiquement, l’entête contiendra tout ce qui ne doit pas être répété et situé sur le haut du formulaire, comme les entêtes de colonnes, par exemple.
  • La zone de détail contiendra les champs de données. Dans le cas d’un formulaire continu, la zone de détail sera répétée à chaque enregistrement.

  • Le pied de formulaire constitue le bas du formulaire.

Création de formulaire avec l’outil Création

outil création de formulaireL’outil création de formulaire permet de créer toute sorte de formulaires, tels que les menus, les formulaires d’encodage ou les formulaires de visualisation des données.

Pour créer un nouveau formulaire, cliquez sur le bouton Création de formulaire.

feuille de propriété du formulaireVous entrez dans l’interface de développement du formulaire. Par défaut, c’est un formulaire indépendant qui est créé. Ce type de formulaire permet de créer des menus, par exemple.

Si vous souhaitez lier votre formulaire à une table ou une requête, dans l’onglet données de la feuille de propriétés, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez la table ou la requête.

En cliquant sur les…, vous utiliserez le générateur de requête pour lier votre formulaire à une requête spécifique.

ajouter des champs au formulaireAu besoin, ajoutez les champs à votre formulaire à l’aide du bouton Ajouter des champs existants.

Utilisez la liste des contrôles pour personnaliser votre formulaire.liste des contrôles

Placer un bouton

Cliquez une fois sur l’icône du bouton dans le groupe Contrôles (onglet Création), puis à l’endroit où placer le bouton. Attention, le glisser-poser ne fonctionne pas.

Dès le bouton posé, une boite de dialogue apparait. Suivez l’assistant pour associer une action au bouton. Par exemple, nous souhaitons ouvrir un formulaire avec ce bouton.

Sélectionnez la catégorie Opérations sur formulaires dans la partie gauche, et l’action Ouvrir un formulaire dans la partie de droite. Sélectionnez ensuite le formulaire à ouvrir.

Dans l’écran suivant, vous avez la possibilité de choisir une image standard, d’en importer une nouvelle ou de placer un texte sur le bouton.

Cliquez enfin sur le bouton Terminer. Entrez un nom plus explicite pour le bouton, cela sera utile si vous créez des macros.

Placer une liste déroulante

Comme pour le bouton, placez une liste déroulante sur le formulaire. icône liste déroulante

assistant de liste déroulante

Un assistant, similaire à l’assistant liste de choix, apparait. Vous pouvez lier une table ou une requête, ou encore entrer manuellement les valeurs. La troisième option (rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionnée dans la liste déroulante) permet d’afficher un enregistrement précis dans le formulaire.

  • Sélectionnez la troisième option.
  • Dans l’écran suivant, sélectionnez la clé primaire ainsi que le(s) champ(s) à afficher. La sélection de la clé primaire est importante pour sélectionner le bon enregistrement.
  • Définissez la largeur de vos colonnes, entrez un nom pour l’étiquette et cliquez sur Terminer.

Placer un champ calculé

Vous pouvez également effectuer certains calculs dans un formulaire. Nous allons utiliser pour cela le générateur d’expression.source contrôle

Insérez une zone de texteicône de champ calculé dans votre formulaire.

Recherchez dans les propriétés de la zone de texte la source contrôle, et cliquez sur les… Le générateur d’expression s’ouvre.

Entrez l’expression souhaitée.

Formulaires graphiques

graphique croisé dynamiqueLa conception d’un formulaire graphique est similaire à celui d’une requête graphique. Sélectionnez une table ou une requête dans l’onglet de navigation, puis créez un nouveau formulaire via le bouton Graphique Croisé Dynamique (onglet Créer).

Comme pour la requête graphique, la fenêtre de conception des graphiques s’affiche à l’écran.

Déposez les champs dans les zones de dépôts pour créer votre graphique.

Note : cette fonction n’est plus disponible dans ACCESS 2013. Pour créer un formulaire graphique, il faut tout d’abord créer un formulaire vierge, puis y poser l’objet graphique.

Insérer un sous-formulaire

feuille de propriétés sous-formulaireUn sous-formulaire est un formulaire intégré dans un autre formulaire. Bien que les sous-formulaires puissent être indépendants, l’avantage principal de ces formulaires est d’afficher des données connexes à un enregistrement précis.

La conception d’un sous-formulaire se fait comme un formulaire normal. Une fois le sous-formulaire créé, il suffit de le faire glisser du volet de navigation dans le formulaire parent.

Pour lier un sous-formulaire à un formulaire parent, au moins un des champs du sous-formulaire doit être en relation avec le formulaire parent. C’est ce qu’on appelle une relation père-fils. Dans les propriétés du sous-formulaire, vérifiez que le champ père et le champ fils possèdent des champs en relation.

Note : Les sous-formulaires peuvent être des sous-formulaires uniques, continus, graphiques et même des feuilles de données !

Formulaire automatique

Nouveauté dans ACCESS depuis la version 2007, les formulaires automatiques offrent un gain de temps non négligeable avec une ergonomie modeste. Certes, les formulaires sont sobres et peuvent sembler plus rigides que la création d’un formulaire de A à Z, mais pour les personnes qui ne sont pas douées pour l’ergonomie (dont moi), ça facilite pas mal les choses.

De plus, une fois le formulaire automatique créé, l est tout à fait possible de le modifier en mode création.

La création d’un formulaire automatique est simple : sélectionnez la table ou la requête, puis cliquez sur le bouton de formulaire, et le tour est joué !

L’équivalent du mode création est le formulaire vierge.

Le mode Page

mode affichageAutre nouveauté, améliorée dans ACCESS 2013, est le mode Page. Ce mode Page (onglet Création ou Format, groupe Affichages) est à mi-chemin entre le mode création et le mode d’utilisation de l’état ou du formulaire.

Il permet d’arranger de manière visuelle votre état ou votre formulaire pour ajuster les effets esthétiques. Ce mode se présente sous forme de page contenant les divers éléments. Grâce à son onglet dédié, vous pouvez réarranger librement les divers objets.barre de menu

Exercice

Reprenons l’exercice précédent. Réalisez :

  • Le formulaire d’encodage des auteurs en mode création. Insérez un liste déroulante de recherche, les boutons suivant et précédant, ainsi qu’un bouton d’ajout d’auteur.
  • Le formulaire d’encodage des catégories, en formulaire automatique, de type Formulaires continus.
  • Le formulaire d’encodage des mots-clefs.
  • Le formulaire d’encodage des livres, en formulaire automatique, avec un sous-formulaire permettant l’insertion des mots-clefs en feuille de données.

La solution est détaillée en étapes.

Le formulaire 'auteurs'

Commençons par le formulaire des auteurs. Sélectionnez la table, puis cliquez sur le bouton 2014-08-02_11h10_09. Pensez à ouvrir la feuille des propriétés sur la droite, et vérifiez que la Source est bien la table T_Auteurs.

Cette feuille comprenant toutes les propriétés de tous les objets, il est impossible de la détailler dans le cours. Nous verrons ponctuellement certaines entrées de cette feuille.

2014-08-02_11h13_12

La zone de travail est divisée en plusieurs sections. La seule section obligatoire est la section Détail. Cette section va gérer les champs et leur répétition si nécessaire. Les autres sections sont les en-têtes et pieds de pages, ainsi que les entêtes et pieds de formulaire. Nous verrons les entêtes et pieds de page dans la création des états.

Commençons par écrire le titre du formulaire. Repérez dans l’onglet Création le bouton Titre. Comme pour un traitement de texte normal, l’onglet Format permet de faire la mise en page. De la même manière, insérez un logo en appuyant sur le bouton Logo et en choisissant une image. Notez que le titre se trouve logiquement tout en haut du formulaire, donc la section entête de formulaire s’est ajoutée.

2014-08-03_00h12_05Cliquez maintenant sur le bouton Ajouter des champs existants. Cette feuille remplace la feuille des propriétés, et affiche les champs disponibles de la table de travail.

Faites glisser les champs de cette feuille dans la section Détail. Chaque champ crée une étiquette et un champ texte. Ils se déplacent ensemble, sauf si vous les déplacez en utilisant le gros carré gris situé dans le coin supérieur gauche.

Le reste étant de l’esthétisme, je laisse libre cours à votre imagination pour créer l’ergonomie du formulaire.

Vous pouvez redimensionner les différentes sections. Pour la faire disparaitre totalement, réduisez la hauteur à 0 !

2014-08-03_00h31_21

Les contrôles de navigation

2014-08-03_00h35_39Créons maintenant des boutons de navigation. Dans l’onglet Création, vérifiez que le bouton “Utilisez les assistants contrôle soit bien coché. Pour le trouver, cliquez sur le 2014-08-03_00h35_26 de la boite des contrôles.

Sélectionnez un bouton et posez-le sur la feuille. L’assistant se déclenchera. Créez un bouton Nouvel Auteur, et les boutons de navigation.

Plaçons ensuite un champ de recherche. Posez une liste déroulante sur la feuille. Dans l’assistant, sélectionnez “Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j’ai sélectionné dans la liste déroulante”, puis suivez les instructions à l’écran. Prenez TOUJOURS la clé primaire dans votre sélection !

Les formulaire 'catégories' et ‘mots-clefs’

Ici, nous allons utiliser les formulaires rapides. Access génère un formulaire fonctionnel en deux clics, en dépit de la personnalisation. Mais ce type de formulaire est souvent une bonne base, et peut être modifié par la suite.

2014-08-04_11h37_24Pour le formulaire des catégories, mon choix s’est porté pour les formulaires multiples. Sélectionnez la table des catégories, puis dans l’onglet Créer, groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Plus de formulaires pour trouver le formulaire à Plusieurs éléments.

Access créera le formulaire sur base de la table sélectionnée.2014-08-04_11h37_40

Modifiez l’entête selon vos désirs. Utilisez le mode Page pour avoir un aperçu de votre formulaire et corriger selon vos besoins. Je vous laisse faire le design Clignement d'œil.

C’est beaucoup plus rapide comme ça, n’est-il pas ?

En passant le formulaire en mode encodage, vous remarquerez que la section Détail du formulaire se répète automatiquement pour afficher toutes les catégories.

De la même manière, construisez le formulaire des catégories.

Le sous-formulaire

En général, une table intermédiaire est associée à un sous-formulaire, car les données de la table intermédiaire dépendent d’un élément principal. Dans notre cas, on va créer un sous-formulaire de gestion des mots-clefs qui ira se loger dans le formulaire des livres.

Nous allons créer le formulaire comme ci-dessus, mais en partant d’un2014-08-04_14h48_53 . Le formulaire vierge équivaut au mode création, si ce n’est le mode Page activé par défaut.

Dans la feuille des propriétés, vérifiez bien que la source est connectée à la table intermédiaire.

2014-08-04_13h20_48Posez ensuite une zone de liste déroulante.

  • Dans l’assistant, sélectionnez le choix “Je veux que la liste déroulante extraie les valeurs d’une autre table ou requête.
  • Sélectionnez ensuite la table des mots-clefs.
  • Dans cette table, prenez impérativement la clé primaire, puis les champs à afficher en liste déroulante (il n’y en a qu’un, pour le coup)
  • suivez l’assistant pas à pas, et indiquez de stocker la valeur dans le champ CE_MotClef.

Sélectionnez dans la feuille des propriétés le Formulaire. Dans le groupe Format, Affichage par défaut, sélectionnez le mode Feuille de données.2014-08-04_13h23_48

Notre sous-formulaire est terminé.

Nous aurions pu nous simplifier la tâche en créant une liste de choix à valeurs multiples, mais cette méthode offre des inconvénients.
Le formulaire 'livres'

Dernier formulaire à créer. De la même manière, sélectionnez la table des livres, puis cliquez cette fois-ci sur le bouton 2014-08-04_14h47_00. Le formulaire est généré et (quasi) prêt à l’emploi. Notez qu’ACCESS a intégré de lui-même une feuille de données concernant les mots-clefs !2014-08-04_13h27_27

Dans ce cas, me direz-vous, pourquoi avons-nous fait un sous-formulaire si Access le fait de lui-même ? Eh bien, pour plusieurs raisons :

  1. D’abord, pour l’exercice et vous montrer deux ou trois éléments ;
  2. Ensuite, pour expliquer le principe de sous-formulaire ;
  3. Enfin, si vous regardez attentivement le sous-formulaire généré automatiquement, vous remarquerez que les mots-clefs ne sont pas visibles ni sélectionnables, seuls leur n° d’identification est visible. Dans notre formulaire, nous avons créé une liste déroulante.

2014-08-04_15h30_46Remarquez la liste déroulante sur les catégories. Access l’a généré grâce à l’assistant Liste déroulante sur la table.

Remplaçons le sous-formulaire généré automatiquement par notre sous-formulaire. Supprimez le sous-formulaire, puis faites glisser votre sous-formulaire de la liste de gauche vers la zone où le places. Aidez-vous du mode Page si nécessaire.

Dans la feuille des propriétés, vérifiez que les champs père et fils sont correctement associés.

Remplacez le champ CE_Auteur par une liste déroulante.

Télécharger l’exercice terminé
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