Créer une table



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Nous pouvons créer des tables de 3 manières différentes :
l'outil de création de tables

  • Via la feuille de données, comme EXCEL ;
  • Via les modèles de table ;
  • Via des Listes SharePoint (non vu ici) ;
  • Via l’outil de création de table.

Nous allons nous pencher sur l’outil de création de table, qui est la méthode la plus performante et la plus complète.

L’interface de création est divisée en 2 parties. La partie supérieure permet la conception de la table en entrant le nom d’un champ, son type et une éventuelle description. La partie inférieure permet de gérer plus finement les propriétés du champ sélectionné.interface table créée

Créons la table T_Clients. Dans la colonne Nom de champ, entrez le nom du champ nécessaire. Ensuite, sélectionnez le type de champ parmi les diverses propositions, puis entrez une courte description. Cette étape est facultative, mais vivement conseillée. Il vous sera plus facile de vous souvenir à quoi sert tel ou tel champ.

En fonction du type de champ choisi, vous pouvez affiner les propriétés.

Les divers types de champs

  • Le champ Texte : permet de stocker un texte court (max 255 caractères) ou des données numériques ne nécessitant pas de calculs.
  • Le champ Mémo : permet de stocker un texte long (max 65.535 caractères).
  • Le champ Numérique : permet de stocker des nombres.
  • Le champ Date/Heure : permet de stocker des dates et des heures. L’affinage se fera au niveau des propriétés.
  • Le champ Monétaire : permet de stocker des nombres au format monétaire.

  • Le champ NumeroAuto : ce type de champ numérique est un peu particulier. Il s’incrémente automatiquement à chaque nouvel enregistrement. Ce type de champ est très utile dans le cadre d’une clé primaire.
  • Le champ Oui/Non : ce champ permet de stocker une valeur booléenne de type oui/non (ou vrai/faux), traduite généralement par une case à cocher.
  • Le champ Objet OLE : ce type de champ particulier permet de stocker un objet quelconque au format binaire.
  • Le champ Pièce jointe : évolution du champ Objet OLE, il permet lui aussi de stocker un objet quelconque au format binaire. Contrairement à son prédécesseur, il est plus adapté à la gestion des images, et compresse automatiquement les fichiers inclus. Il est possible en outre d’inclure plusieurs pièces jointes, contrairement à l’OLE. Ce champ n’est disponible que depuis la version 2007.
  • Le champ Lien Hypertexte : permet de stocker le chemin vers un objet ou un site web. L’avantage du champ Hypertexte est de stocker uniquement le chemin vers un objet, pas l’objet lui-même, ce qui réduit considérablement la taille de la base de données. L’inconvénient majeur est qu’ACCESS ne gèrera pas les documents externes.
  • Le champ Liste de choix : ce champ permet la création et l’utilisation d’une liste de choix, soit en recherchant les valeurs dans une table existante, soit en entrant ces valeurs manuellement. Il est à noter que le champ n’apparaîtra pas sous la forme liste de choix, mais sous la forme texte ou numérique, en fonction de la sélection.

L’assistant Liste de Choix

Pour créer une liste de choix, sélectionnez le type associé. Un assistant s’ouvre alors.

Si les données sont déjà existantes dans une table

Il faut que la table soit préalablement créée avant d’effectuer l’assistant Liste de choix.

  • Sélectionnez la première option.
  • Sélectionnez la table contenant les valeurs à afficher. Vous pouvez également vous baser sur une requête existante.
  • Dans l’écran suivant, sélectionnez le ou les champs contenant les valeurs à afficher. Sélectionnez également la clé primaire, car c’est cette clé qui sera stockée dans la table !
  • À l’écran suivant, vous aurez la possibilité de trier le ou les champs par ordre croissant ou décroissant.
  • Ensuite vient la possibilité de redimensionner la taille du champ, afin de visualiser les entrées sans qu’elles soient tronquées. Remarquez que la clé primaire est masquée. Si vous souhaitez l’afficher, décocher la case associée.
  • Dans le dernier écran, choisissez le nom du champ.

Cette dernière étape effectuée, le type de champ sera alors de type texte ou numérique, en fonction du type de la clé primaire utilisée. Dans la table apparaîtra une liste déroulante contenant les valeurs à afficher.

Si les données n’existent pas

C’est le cas typique d’une liste de choix simple, telle que la possibilité de choisir le sexe (homme ou femme ?).

  • Au premier écran, sélectionnez la seconde option.
  • Introduisez les valeurs souhaitées. Vous pouvez également utiliser plusieurs colonnes. Dans ce cas, un écran supplémentaire vous demandera quelle est la colonne à stocker dans la table.
  • Dans le dernier écran, choisissez le nom du champ.

Le type de champ apparaîtra alors en texte.

Liste des propriétés

Taille du champ. Dans le cas d’un champ texte, c’est le nombre de caractères maximum à entrer. Dans le cadre d’un champ numérique, les valeurs sont :

  • Octet pour un nombre entier compris entre 0 et 255 ;
  • Entier pour un nombre entier compris entre -32768 et 32767
  • Entier Long pour les nombres entiers de plusieurs milliards. C’est le format par défaut, mais aussi celui qui occupe le plus d’espace de stockage.
  • Réel Simple pour les nombres réels avec une précision de 6 chiffres. Utilisez-le principalement si vous devez stocker des nombres décimaux.
  • Réel Double pour les nombres nécessitant une plus grande précision.
  • Décimal pour les très grands nombres décimaux. Il utilise énormément d’espace de stockage.
  • N° de réplication très peu utilisé, il sert principalement pour les mécanismes de synchronisation entre tables.

Format. Le format permet de personnaliser le champ en y appliquant des balises spécifiques. Utilisez l’aide d’ACCESS (F1) pour plus d’informations.

Précision et échelle. Uniquement disponible pour les champs numériques de type Décimal. Dans la partie Précision, vous devez indiquer le nombre de chiffres pouvant être tapés sur la totalité du champ (partie entière et décimale). Dans la partie Échelle, vous devez indiquer la partie décimale uniquement. Au-delà de cette limite, ACCESS tronquera automatiquement sans faire d’arrondis.

Décimales. Disponible pour les champs numériques, vous pouvez bloquer le nombre de décimales fixes.

Masque de saisie. Pour les champs texte et date, le masque guide l’utilisateur en formatant la zone de saisie. Utilisez l’aide en ligne pour en apprendre plus sur les masques de saisie. Cependant, ACCESS dispose d’un assistant pour vous aider. Cliquez sur les « … ».

Valeur par défaut. Cette propriété détermine la valeur que prendra le champ si aucune saisie n’est effectuée. Elle n’est pas disponible pour les champs de type NumeroAuto.

Valide si. Permet de limiter les possibilités de saisie. Si une valeur entrée ne correspond pas aux critères, un message d’erreur sera affiché. Les critères sont définis via le générateur d’expression.

Message si erreur. Affiche un message d’erreur si la validité n’est pas respectée.

Null interdit. Cette propriété force l’utilisateur à entrer une donnée. Sinon, un message d’erreur est affiché.

Chaîne vide autorisée. Disponible uniquement pour les champs texte et mémo, il autorise que le champ soit vide (« »)

Indexé. Permet de choisir le type d’indexation.

  • Oui – sans doublons : similaire à la clé primaire, chaque enregistrement possédera une valeur unique dans ce champ.
  • Oui – avec doublons : Les données enregistrées dans ce champ seront simplement indexées. L’indexation rend la recherche beaucoup plus rapide, au détriment de la mise à jour. En effet, à chaque mise à jour de ce champ, ACCESS doit reconstruire les index.
  • Non : Valeur par défaut, désactive l’indexation de ce champ.

Les autres propriétés ne seront pas vues ici, car elles sont très peu utilisées.

Clés et index

Un index permet d’accélérer les recherches et les tris dans une table. ACCES va stocker les valeurs des index dans une zone spéciale en créant une liaison avec les enregistrements de la table. Lors d’une recherche sur le champ indexé, ACCESS va effectuer la recherche dans les index ; la recherche en est plus rapide.

Une clé primaire est un champ indexé avec une contrainte supplémentaire : l’interdiction d’avoir des doublons. La clé primaire se place sur un champ quelconque, en utilisant le bouton associé.

Exercice

Poursuivons l’exercice. Concevez chaque table de votre bibliothèque au moyen du concepteur de tables. N’oubliez pas d’indiquer les légendes, les masques de saisie, les chaines interdites et autres restrictions.

Solution à télécharger

« Concevoir une base de données Mise en relation des tables »